1 准备详实的个人材料夹
教授写好一封推荐信，需要你提供详实的个人材料。即使在一所很小的大学里，每个教授一学期要教许多学生。如果教授从你那仅能得到成绩单，那么在推荐信中他只能提到你这几年的学习成绩。如果你希望得到一封优秀的推荐信，你就需要整理自己的个人材料，准备一个详尽的文件夹，并清楚的标明你的全名。你的个人材料文件夹需要包括以下材料：
你的成绩单(如果GPA在3.0至4.0之间，当然不错。)
简历(一页)。你的简历应突出你所做的义工，和你选修的与申请的大学有关的课程。这样，你的教授便会较全面的了解你。如果这些他们都知道，那就再提醒他们一次。
其他与之相关的表格等等，你都需要一并把他们放入相应的贴好邮票的信封内。
如果可能的话，最好附上官方的成绩单。
另外，别忘了写你自己的个人陈述和学业目标(半页纸)。听起来有点俗，仔细想想。教授们喜欢有远大志向的学生。简单的说，一个学生如果没有明确的方向，会给你的教授留下非常坏的印象。如果没有具体的实施步骤，也许你的教授会认为你还没有为将来的学习作好准备。
2 预约见面
在信发出前的两周，与你的教授预约依次简短会面，谈论一下推荐信的事情。一定要提前5分钟到达，并且着装要整洁。不必穿正装，但是一定要让别人看起来很舒服。从你的着装表明你要谈较正式的问题。
同时，为你这次谈话作好充分准备。怎样谈论你将来的计划，哪些是你学术上或者个人的擅长，这些可以帮你实现你的目标。哪些是有可能阻挡你实现目标的障碍?如果遇到障碍，你有哪些计划来克服困难?总之，要把这次会谈当作一次面试。让教授了解你为自己设置的目标，你的个人计划，当然不必谈你为达到目标已经取得了多大的成功。
最后，一定要避免在课上或者课后来讨论你的推荐信。无论如何，不能在信发出之前一天，把材料塞到教授手中。 你很忙?你的教授也忙。急匆匆写就的推荐信，不会太好。
3 作好调研工作，征求建议
一定要提前研究你所申请的公司或者学校。这样不仅会有利于你的应试申请，而且也向你的教授表明你对于那份工作或者那所大学是认真的。你想去的公司文化怎样?你想就读的大学学术氛围如何?这些公司或者学校的竞争程度、属于传统型，还是创新型?学者们喜欢那些知道应该谈论什么的人。
征求导师对于你职业或者学业的建议，这样你会把你们的关系拉近距离。大多数导师喜欢谈论他们自己领域的事情。事实上，他们很难发现人们是否真的对他们的学术领域感兴趣。举个例子，你对英国文学非常感兴趣，这将会使一些英语教授感到高兴。反过来说，许多商业公司的职员会为你骄傲，当你告诉他们你是如何想毕业后在商业领域里发展自己的事业。另外，如果你真的对某教授的课程感兴趣，一定要告诉他，告诉他你是如何被吸引的。
4 发致谢函
写推荐信是教授的工作中的一部分，但是教授不是奴隶。在会面之后，发一封感谢信给你的教授。致谢涵一定要礼貌的、感激的表达你的心声，同时不要忘记告诉教授推荐信你已经发出了。
人们不可避免的在第一次作事时犯一些错误，申请入大学或者申请一份工作时也不例外。尽管你没有4.0 GPA, 但是你仍然可以在成熟、责任感、雄心和良好的风度方面排在前列。你的推荐信成功的向你的雇主或者大学长官传达了这一信息。当然这取决于你如何向你的推荐人成功的展现你的能力和个人资质。
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